This is an HTML version of an attachment to the Open Public Records Act request 'Letter of Agreement with Hazard, Young, Attea and Associates for superintendent search'.

 
 
REQUEST FOR PROPOSALS 
 
 
 
 
 
Issued by: 
 
 
 
 
 
 
 
 
Address Proposal To: 
 Lawrence Township Board of 
Thomas Eldridge, SBA/Bd. Sec.  
 Education 
2565 Princeton Pike 
 2565 Princeton Pike 
Lawrenceville, NJ  08648 
 Lawrenceville, NJ  08648 
 
  
 
For information Contact: Thomas Eldridge, School Business Administrator (609) 671-5420 or xxxxxxxxx@xxxx.xxx 
 
Project: SUPERINTENDENT SEARCH 
 
 
 
SCOPE OF WORK REQUESTED: The Lawrence Township Board of Education is soliciting proposals from firms for the 
purpose of conducting a superintendent search.  The scope of work and detailed specifications are contained herein.  The RFP 
timeline is as follows:   
 
Proposal due Date and Time:  February 9 2018, 4:00 p.m.    
Address Proposals to Thomas Eldridge, Board Secretary at the address stated herein.  
 
Questions due by: January 31, 2018, 2:00 p.m. 
Submit Questions to: xxxxxxxxx@xxxx.xxx, Subject: “Questions-Superintendent Search”  
 
 
THE FOLLOWING IS REQUIRED TO COMPLY WITH THIS REQUEST FOR PROPOSALS: ENCLOSE ALL OF THE 
FOLLOWING AS PART OF THE PROPOSAL 
 
1.  Proposal Page is signed by authorized representative.  ENCLOSED AND SIGNED 

 
 
 
 
 
2.  Disclosure Statement (Chapter 33) Ownership Affidavit properly notarized.  PLEASE ENCLOSE 

  
 
3.  New Jersey Business Registration Certificate. PLEASE ENCLOSE   

 
4.  List all exceptions on the pricing page under “Exceptions”.  PLEASE ENCLOSE   

 
 
 
 
 
 
 
5.  Non-Collusion Affidavit properly notarized. PLEASE ENCLOSE 
 

 
6.  Evidence of all specified insurance, as required. PLEASE ENCLOSE  
 
 
 
 

 
7.  Affirmative Action Form AA201, AA302, Certificate, Federal Letter.  PLEASE ENCLOSE 

 
8.  Affirmative Action Exhibit (A)  PLEASE ENCLOSE 

 
9.  Political Contributions Disclosure Form (Pay to Play).  PLEASE ENCLOSE 
9  
 
10.  List of references from 5 clients serviced during the past 2 years.  PLEASE ENCLOSE 
10 
 
11.  Investment In Iran Disclosure. PLEASE ENCLOSE 
11 
 
 
 
 
 

A. Scope: (As referenced herein, the “Board” shall be the Lawrence Township Board of Education.  The “Firm” or “bidder” shall be the 
respondent to this request for proposals.) 
 
The Lawrence Township Board of Education (Mercer County, New Jersey) is seeking proposals from qualified firms to conduct 
a Superintendent Search.  The purpose of the work is to seek out, identify, and recommend, a new superintendent to lead the 
school district.  The work includes assessing the school Board’s needs and wants, creating written search criteria, marketing the 
open position to candidates, actively seeking candidates, pre-screening candidates and recommending candidates to the board.  
The work shall also entail creating, facilitating, and monitoring the interview process.  The firm shall also conduct background 
searches on all candidates. 
 
B. Project timeline:   
The firm is responsible for creating a project timeline which itemizes each search process milestone calling it out by name and 
by the intended completion date.  The firm is responsible for creating a timeline for all events within the “Scope.”  
 
The firm is required to distribute the timeline to the board, and provide written communication each week to the Board President 
regarding progress along the timeline.   
 
The timeline leading up to the firm’s recommendation is to be mutually agreed upon by the board and the firm.   
 
C. Assessing Board needs:   
Firm shall assess the needs and wants of each board member.  The individual requirements shall be aggregated and presented to 
the Board of Education for consideration.  The firm shall identify common themes and facilitate consensus within the board.  The 
firm will facilitate consensus at a meeting with the board or a chosen committee of the board.   
 
D. Creating search criteria:  
The firm shall present the Board with a written, reflective, “needs assessment”, prior to beginning the search.  Prior to 
“Marketing” the position, the firm shall receive a written decision from the Board President confirming or amending the “needs 
assessment.”    The search will not progress until the firm receives the Board’s approval on the needs assessment.   
 
E. Marketing the position: 
The firm shall be responsible for marketing the position in such a manner as to create a “fit” between the Lawrence Township 
Board of Education’s needs and the skillsets, value systems, and disposition of the candidates.   
 
F. Actively seeking candidates: 
The firm shall actively seek candidates.  This effort is contrasted against more passive searches that primarily utilize advertising.   
 
The scope of the search is to be contained to the state of New Jersey and immediately adjacent states.   
 
G. Pre-screening candidates: 
The firm shall only recommend viable candidates to the board.  Non-viable applications shall be kept on file for review at the 
Board’s request.   
 
H. Background searches: 
The firm shall be responsible for conducting background checks on candidates.     
 
The firm shall create a candidate screening form(tool) along with a set of questions to be used by board members when board 
members contact candidate references.  The firm shall also present board members with a list of items they cannot ask when 
conducting reference checks.   
 
 
 
I. Interview process: 
2 of 18 

The firm shall be responsible for facilitating the interview process.  This work shall include, but not be limited to, scheduling 
interviews, creating interview questions, vetting suggested interview questions and providing training to the board on the process 
for conducting group interviews.   
 
The search firm shall be present for all interviews.   
 
J. Hiring/Offers: 
Offers of employment shall be made by the Board’s legal counsel.   
 
H. Award: 
This contract will be awarded through an evaluation of price and other criteria considered.  Points will be assigned according to 
the scoring criteria listed herein.  The decision concerning award will be made on a total points basis.  The point value criteria, 
along with the areas to be graded, are attached hereto.  All terms and conditions of this specification, along with any addenda 
shall become part of the resultant contract. 
I. Criteria for evaluating proposals: 
A committee of evaluators will evaluate proposals based on the evaluation criteria provided herein. The Board has asked a 
specific set of questions so that it may evaluate the respondent’s proposal.  The proposal must answer all questions and provide 
additional information as necessary for evaluation purposes.  Failure to answer one or more questions may result in the 
invalidation of the proposal as non-conforming and/or non-responsive.
  The points will be awarded in accordance with the 
disclosed criteria.     
Points will be awarded for each of the following three criteria: Technical, Management, Cost.  The matrix used to judge the 
proposal is included below. 
 
 
EVALUATION CRITERIA AND POINTS: 
 
# Points 
 
I.  Technical criteria "analyze the approach proposed by the firm in providing the 
Points 
10 points in 
requested services.    
per 
category 
issue: 
 
1  Does the firm’s proposal demonstrate a clear understanding of the scope of work and 

related objectives? 
2  Is the firm’s proposal complete and responsive to the specific RFP questions 

  
 
 
 
  
 
II. Management criteria "Generally pertain to the firm’s personnel structure, such  Points 
60 points 
as its proposed staffing for the service to be provided."  This also includes the 
per 
in category 
quality of the staff and the history of performance of the firm’s results and 
issue: 
techniques.    
 
  i.  History and experience in performing work: 
 
  
1  Does the firm document a record of reliability?  
10 
  
2  Does the firm propose viable, quality, based strategies for meeting the Board’s needs? 
10 
  
(as determined by LTBOE)?   
 
3  Does the firm document industry or search experience?  
10 
 
4  Does the firm demonstrate an ability to provide a “Fit” for the district 
10 
 
5  Does the firm demonstrate a history of bringing projects in on time and successful 

placement?  
 
6  Does the firm demonstrate thoroughness in understanding BOE needs?  

 
iv. Qualification, experience and availability of personnel: 
 
 
7  How well did the firm document the SUCCESSFUL experience and ability of their 
10 
 
staff?  
 
 
 
 
 
III.  Cost criteria: 
 
30 points 
in category 
 
3 of 18 

DETERMINATION OF POINT VALUE: 
 
Internal Information about scoring points:  The final scoring will be accessible 
Points & 
to the public within 48 hours of the award. 
Multiples 
thereof: 

 
 
How Qualitative Points will be awarded: 5 or multiples thereof will be: 
 
Exceptional:  Substantially exceeds specification 

 
Very Good:  Exceeds specification criteria 

 
Acceptable: Responsive to specification, Proficient 

 
Marginal:  Does not adequately address the specification 

 
Poor:  Does not address the specification.  

 
 
 
 
 
How Cost points will be evaluated: 
 
 
Cost Points will be evaluated relative to the lowest cost.  The lowest cost shall 
receive all "Cost" factor points.  Other bidders will receive points relative to the 
lowest bidder's bid.   
 
EVALUATOR INTEGRITY:
 
Evaluators will sign the following or exempt themselves from this process: This document will become 
available to bidders after the bid submission.   
Bid name:  
Evaluator name:   
I have read the scope of work being requested and I do not have a conflict of interest in evaluating any 
proposal submitted by the vendors responding to the solicitation. 
Signature of Evaluator: 
Date of Signature: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4 of 18 

J.  STANDARD QUESTIONS/STATEMENTS:  Respondent must answer questions and/or provide a statement for each 
of the following.  Label each response to match the question number.  Thank you.  
1.  Please explain what you believe this RFP is requesting from your firm. 
 
2.  Detail your attributes and experience that makes you qualified to conduct a Superintendent search for the Lawrence Township 
Board of Education. 
 
3.  Please explain how you develop a project timeline and communicate with the client regarding milestones.   
 
4.  How many searches have you conducted this year?  How many were successful on the first attempt? 
 
5.  How do you propose to assess the Board’s needs?   
 
6.  For which of your references did you conduct a “needs assessment”? 
 
7.  How will you ascertain that your search criteria is correct prior to marketing our position? 
 
8.  How do you intend to market our position?  i.e. What superintendent segment will you target?  In addition to advertising, 
please emphasize your more assertive strategies for reaching target superintendents.     
 
9.  Please explain how the firm has sought to achieve a “Fit” for its clients.   
 
10.  Please describe your familiarity with the Lawrence Township Board of Education and how your staff are uniquely qualified 
to meet our needs.   
 
11.  Please review the scoring criteria herein and provide us with information you feel is pertinent to this Request for Proposal.  
Thank you. 
 
Please label your answers with the corresponding question number.  Thank you for your time and consideration. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5 of 18 

STANDARD TERMS, CONDITIONS, AND SUBMITTALS 
 
1. 

PRICES TO HELD: 
Prices shall hold for a period of 60 days after the date of opening for purposes of award. 
 
2. 
INSURANCE REQUIREMENTS: As listed herein. 
Professional Liability Coverage 
  $1,000,000 per claim/$2,000,000 Aggregate Limit of Professional Liability –Errors & Omissions 
  Coverage to apply “per location/per project” 
  Deductible to be no more than $5,000 per claim 
Umbrella Excess Liability  
  $1,000,000 Combined Single Limit of Liability Per Occurrence 
  $2,000,000 General Aggregate Limit 
  Coverage – at a minimum coverage will be at least as broad as the underlying primary policies and will “follow form” on: 

Additional Insured 

Aggregate Per Project 

Sexual abuse and molestation coverage i.e. no limitations or exclusion 
The Lawrence Township Board of Education shall be named “Additional Insured” with respect to the project.   
 
3. 
BUSINESS REGISTRATION CERTIFICATE: N.J.S.A. 52:32-44 
The Firm shall provide a New Jersey Business Registration Certificate issued by the Department of Treasury with its proposal as required by 
N.J.S.A. 52:32-44.  Any consultants hired by the Firm shall provide their Business Registration Certificate to the Firm, who shall forward it as 
required by N.J.S.A. 52:32-44. 
No contract shall be entered into by any contracting agency unless the Firm provides a copy of its business registration in accordance with the 
following schedule: 
(1) 
In response to a request for proposals or a request for proposals, at the time a proposal or proposal is submitted; or 
(2) 
For all other transactions, before the issuance of a purchase order or other contracting document. In its sole discretion, the 
contracting unit may waive this requirement if a business registration has been previously provided to the contracting agency. 
 
4. 

AWARD OF CONTRACT: N.J.S.A. 18A:18A-36-40. 
See details herein. 
   
5. 

INDEMNITY: 
1.1. 
The successful Firm  shall indemnify, protect, defend and save harmless the Board, as well as its respective Board members, 
administrators, agents, servants, officers, directors and employees, from and against any loss, damage, injury, cost or expense; 
and from and against any claim, demand, liability, lawsuit, judgment, action or other proceeding arising, or claimed to arise from, 
in connection with, or as a result of any of the following: 
a. 
the negligent acts or omissions of the successful Firm, its agents, servants, officers, employees, subcontractors or any other 
person acting at the request of the successful Firm, subject to its direction, or on its behalf; 
b. 
the loss of life or property, or injury or damage to the person, body or property of any person or persons whatsoever, that 
arises or results directly or indirectly from the negligent performance of services under this Agreement by the successful 
Firm, its agents, servants, officers, employees, subcontractors or any other person acting at the request of the successful 
Firm, subject to its direction, or on its behalf; 
c. 
any gross negligence, default or breach by the successful Firm, its agents, servants, officers, employees, subcontractors or 
any other person acting at the  request of the successful Firm, subject to its direction, or on its behalf; and 
d. 
violation or non-compliance with federal, State, local or municipal laws, regulations, ordinances or building codes arising 
from the performance or non-performance of the successful Firm, its agents, servants, officers, employees, subcontractors 
or any other person acting at the request of the successful Firm, subject to its direction, or on its behalf. 
1.2. 
The foregoing indemnification obligation is not limited by the insurance obligations contained herein. 
1.3. 
The provisions of this section shall survive the termination of the contract. 
 
 
 
 
 

6 of 18 

6. 
TERMINATION: 
Either party may terminate this agreement for reasons approved by the Board upon 60 calendar day’s written notice to the other party. The 
Board shall only be responsible for payment up to the effective date of termination.  Upon termination of the contract, the board may 
complete any unfinished work and place a claim for the cost of said work against the Firm.  The board of education reserves the right to stop 
work at any time during the contract for good cause. 
 
If, through any cause, the successful firm shall fail to fulfill in a timely or proper manner obligations under this contract, or if the Firm shall 
violate any of the requirements of this contract, the Board shall thereupon have the right to terminate this contract by giving written notice to 
the Firm of such termination and specifying the effective date of termination.  
 
Such termination shall relieve the Board of any obligation for balances to the Firm of any sum or sums set forth in the contract. 
Notwithstanding, the Firm shall not be relieved of liability to the Board for damages sustained by the Board by virtue of any breach of the 
contract by the Firm.   The Board may withhold payments to the Firm for the purpose of compensation until such time as the exact amount of 
the damage due the Board from the Firm is determined.  
 
The Firm agrees to indemnify and hold the Board harmless from any liability to their Consultants/Engineers/suppliers concerning payment for 
work performed or goods supplied arising out of the lawful termination of the contract by the Board under this provision.  
 
In the case of default by the Firm, the Board may procure the articles or services from other sources and hold the Firm responsible for the 
excess cost.  
 
7. 

BOARD OF EDUCATION'S RIGHT TO DO THE WORK: 
If the successful Firm shall neglect to prosecute the work properly or fail to perform any provisions of this contract, the Board of Education, 
after three (3) days written notice to the successful Firm, may make good such deficiencies and deduct the cost thereof from the payment then 
or thereafter due to the successful Firm. 
 
In the event the services are terminated either by the contract expiration or by termination by the Business Administrator /Board Secretary, it 
shall be incumbent upon the Firm to continue the services until new services can be completely operational.  At no time, shall these services 
extend more than sixty (60) days beyond the expiration date of the existing contract.  The Firm will be reimbursed for this service at the 
original contract rate. 
 
8. 
INVOICES:   
Firm is to invoice the LTBOE on a monthly basis.  Invoice is to include: 
a.  Total amount of contract 
b.  Total amount of current invoice 
c.  LTBOE purchase order # 
d.  Invoice # 
e.  NAME OF PROJECT 
f. 
% of work billed to date and % billed on current request 
g.  Claimant’s Certification 
 
9. 
AFFIRMATIVE ACTION: N.J.A.C. 17:27 
 
 
 
Firms will be required to provide documentation as required in Exhibit A and certificates or applications for certificates as per NJAC. 
 
10. 
AMERICANS WITH DISABILITIES ACT OF 1990: 
Discrimination on the basis of disability in contracting for the purchase of proposals and services is prohibited.  The successful Firm is 
required to read Americans With Disabilities language that is part of this specification and agrees that the provisions of Title II of the Act are 
made a part of the contract.  The successful Firm is obligated to comply with the Act and to hold the OWNER harmless. 
 
11. 
TAXES, PERMITS, AND FEES: 
It shall be the responsibility of the Firm to obtain permit(s) if required at his own expense from the Federal Government, state, county, 
municipal or other agencies which may be required for this project.  If permit(s) are required for this project, it will be the responsibility of the 
vendor to present a copy of these permit(s) to the district before any work is to begin and that no disbursements of funds will be made until 
the required permit(s) copies are presented to and are on file in the Office of Buildings and Grounds. 
The respective Firms shall make notification and coordinate the inspections required by governing agencies, paying all fees 
connected therewith, deposits and/or payments for services, including the costs and installation of utility meters, connecting 
equipment, etc. 
The Board of Education is a local governmental unit and is exempt from taxes. 
7 of 18 

12. 
TRANSFER OR ASSIGNMENT: 
The contract may not be subcontracted, transferred, or assigned by the Firm in whole or in part without the prior written consent 
of the Board of Education. 
 
13. 
CLAIMS FOR EXTRA WORK: The successful Firm agrees that he will make no claim for additional payment or any other 
concession because of any misinterpretation or misunderstanding of the contract on his part, or of any failure to fully acquaint himself with 
any conditions relating to the contract. 
 
14. 
FEDERAL, STATE, AND LOCAL LAWS: 
The successful Firm must conform to all Federal, State and Local Laws, ordinances, codes, rules and regulations of health, public or other 
authorities controlling or limiting the methods, the material to be used, or actions of those employed in work of this kind.  All work, labor or 
material necessary to comply with these laws, codes, ordinances, rules and regulations shall be performed and furnished by said successful 
Firm. 
 
15. 

PAY TO PLAY:  6A:23A-6.3 Contributions to board members and contract awards 
Starting in January, 2007, business entities are advised of their responsibility to file an annual disclosure statement of political contributions 
with the New Jersey Election Law Enforcement Commission (ELEC) pursuant to N.J.S.A. 19:44A-20.27 if they receive contracts in excess of 
$50,000 from public entities in a calendar year.  Business entities are responsible for determining if filing is necessary.  Additional 
information on this requirement is available from ELEC at 888-313-3532 or at www.elec.state.nj.us. 
No school board will vote upon or award any contract in the amount of $17,500 or greater to any business entity which has made a contribution 
reportable by the recipient under P.L. 1973, c. 83 (N.J.S.A. 19:44A-1 et seq.) to a member of the district board of education during the preceding 
one-year period. Contributions reportable by the recipient under P.L. 1973, c. 83 (N.J.S.A. 19:44A-1 et seq.) to any member of the school board 
from any business entity doing business with the district are prohibited during the term of a contract.  
When a business entity referred to above is a natural person, a contribution by that person’s spouse or child that resides therewith shall be 
deemed to be a contribution by the business entity. Where a business entity is other than a natural person, a contribution by any person or other 
business entity having an interest therein shall be deemed to be a contribution by the business entity.  
The disclosure requirement set forth in section 2 of P.L. 2005, c. 271 (N.J.S.A. 19:44A-20.26) also shall apply when the contract is required 
by law to be publicly advertised for proposals. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
8 of 18 

 
 
STATEMENT OF OWNERSHIP 
(OWNERSHIP  DISCLOSURE CERTIFICATION)  
N.J.S.A. 52:25-24.2 (P.L. 1977, c.33, as amended by P.L. 2016, c.43) 
 
This Statement Shall Be Included with  
All Bid and Proposal Submissions 
 
 

Name of Business:______________________________________________________ 
 
 
 
Address of Business:____________________________________________________ 

 
 
 
Name of person completing this form:______________________________________   

 
 
N.J.S.A. 52:25-24.2: 
 

"No corporation, partnership, or limited liability company shall be awarded any contract nor shall any agreement be 
entered into for the performance of any work or the furnishing of any materials or supplies, unless prior to the receipt 
of the bid or proposal, or accompanying the bid or proposal of said corporation, said partnership, or said limited 
liability company  there is submitted a statement setting forth the names and addresses of all stockholders in the 
corporation who own 10 percent or more of its stock, of any class, or of all individual partners in the partnership who 
own a 10 percent or greater interest therein, or of all members in the limited liability company who own a 10 percent 
or greater interest therein, as the case may be. 
 
If one or more such stockholder or partner or member is itself a corporation or partnership  or limited liability 
company, the stockholders holding 10 percent or more of that corporation’s stock, or the individual partners owning 
10 percent or greater interest in that partnership, or the members owning 10 percent or greater interest in that limited 
liability company, as the case may be, shall also be listed.  The disclosure shall be continued until names and addresses 
of every non-corporate stockholder, and individual partner, and member, exceeding the 10 percent ownership criteria 
established in this act, has been listed.  
 
To comply with this section, a bidder with any direct or indirect parent entity which is publicly traded may submit 
the name and address of each publicly traded entity and the name and address of each person that holds a 10 percent 
or greater beneficial interest in the publicly traded entity as of the last annual filing with the federal Securities and 
Exchange Commission or the foreign equivalent, and, if there is any person that holds a 10 percent or greater 
beneficial interest, also shall submit links to the websites containing the last annual filings with the federal Securities 
and Exchange Commission or the foreign equivalent and the relevant page numbers of the filings that contain the 
information on each person that holds a 10 percent or greater beneficial interest." 
 
 
The Attorney General has advised that the provisions of N.J.S.A. 52:25-24.2, which refer to corporations and partnerships, 
apply to limited partnerships, limited liability partnerships, and Subchapter S corporations. 
 
This Ownership Disclosure Certification form shall be completed, signed and notarized. 
 
 
Failure of the bidder/proposer to submit the required information is cause for automatic rejection of the bid or 
proposal 
 
 

9 of 18 

 
Part I 
 
Check the box that represents the type of business organization: 
 
Sole Proprietorship (skip Parts II and III, sign and notarize at the end) 
Non-Profit Corporation (skip Parts II and III, sign and notarize at the end) 
PartnershipLimited Partnership 
Limited Liability Partnership 
Limited Liability Company 
For-profit Corporation (including Subchapters C and S or Professional Corporation) 
Other (be specific):  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Part II 
 
 I certify that the list below contains the names and addresses of all stockholders in the corporation who own 10 
percent or more of its stock, of any class, or of all individual partners in the partnership who own a 10 percent 
or greater interest therein, or of all members in the limited liability company who own a 10 percent or greater 
interest therein, as the case may be. 
 
 
 
 
 
 
OR 
 I certify that no one stockholder in the corporation owns 10 percent or more of its stock, of any class, or no 
individual partner in the partnership owns a 10 percent or greater interest therein, or that no member in the 
limited liability company owns a 10 percent or greater interest therein, as the case may be. 
 
Sign and notarize the form below, and, if necessary, complete the list below. 
(Please attach additional sheets if 
more space is needed): 
 
List Names and Addresses:  
 
Name: 

 
 
 
 
Address: 
1. 
2. 
2. 
4. 
5. 
6. 
7. 
8. 
9. 
10. 
Part  III 
-    Any Direct or Indirect Parent Entity Which is Publicly Traded
 
10 of 18 

“To comply with this section, a bidder with any direct or indirect parent entity which is publicly traded may submit the name 
and address of each publicly traded entity and the name and address of each person that holds a 10 percent or greater beneficial 
interest in the publicly traded entity as of the last annual filing with the federal Securities and Exchange Commission or the 
foreign equivalent, and, if there is any person that holds a 10 percent or greater beneficial interest, also shall submit links to 
the websites containing the last annual filings with the federal Securities and Exchange Commission or the foreign equivalent 
and the relevant page numbers of the filings that contain the information on each person that holds a 10 percent or greater 
beneficial interest.” 
 
   Pages attached with name and address of each publicly traded entity as well as the name and address of each person 
that holds a 10 percent or greater   beneficial interest.  
         
OR        
  Submit here the links to the Websites (URLs) containing the last annual filings with the federal Securities and 
Exchange Commission or the foreign equivalent. 
        
            
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
AND 
      Submit here the relevant page numbers of the filings containing the information on 
            each person holding a 10 percent or greater beneficial interest. 
              
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Subscribed and sworn before me this ___ day of 
________________________________________ 
___________________________ , 20_______. 
(Affiant) 
 
 
(Notary Public) 
 
 
________________________________________ 
My Commission expires: 
(Print name of affiant and title if applicable) 
 
 (Corporate Seal if a Corporation) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
11 of 18 

NON-COLLUSION AFFIDAVIT(NOTARIZE) 
 
 
STATE OF NEW JERSEY   ) 
COUNTY OF             
 ) 
 
I,                                        of the City of                      in the County of,                    and the State of                 of full age, being duly sworn 
according to law on my oath depose and say that: I am                                   of the firm of                                    the bidder  making this 
Proposal/Proposal for the above named project, and that I executed the said Proposal with full authority so to do; that said bidder had not, directly 
or indirectly, entered into any agreement, participated in any collusion, or otherwise taken any action in restraint of free, competitive bidding  in 
connection with the above named project; and that all statements contained in said Proposal and in this affidavit are true and correct, and made with 
full knowledge that the State of New Jersey relies upon the truth of the statements contained in said Proposal and in the statements contained in this 
affidavit in awarding the contract for the said project.  
 
I further warrant that no person or selling agency has been employed or retained to solicit or secure such contract upon an agreement or 
understanding for a commission, percentage, brokerage or contingent fee, except bona fide employees or bona fide established commercial or 
selling agencies maintained by  
________________________________ (N.J.S.A. 52:34-15) 
  (Name of Firm)   
 
 
________________________________________________ 
 
 
 
 
 
 
Bidder's Signature 
 
Subscribed and sworn to 
 
 
 
________________________________________________ 
 
 
                                    
 
 (Also type or print name of bidder)   
 
 
before me this         day               
 
of           20xx                  
 
_______________________________ 
Notary Public of 
 
My Commission expires __________________ 20xx 
 
 
12 of 18 

DEBARMENT AFFIDAVIT (NOTARIZE) 
 
 
STATE OF NEW JERSEY   ) 
COUNTY OF             
 ) 
 
I,                                        of the City of                      in the County of,                    and the State of                 of full age, being duly sworn 
according to law on my oath depose and say that: I am                                   of the firm of                                    the bidder  making this 
Proposal/Proposal for the above named project, and that I executed the said Proposal with full authority so to do; that said bidder is not included 
on the State Treasurer’s, the Financing Authority's, the Development Authority’s or the Federal government's List of Debarred, Suspended or 
Disqualified Bidders as a result of action taken by any State or Federal agency. 
________________________________  
  (Name of Firm)   
 
 
________________________________________________ 
 
 
 
 
 
 
Bidder's Signature 
 
Subscribed and sworn to 
 
 
 
________________________________________________ 
 
 
                                    
 
 (Also type or print name of bidder)   
 
 
before me this         day               
 
of           20xx                  
 
_______________________________ 
Notary Public of 
 
My Commission expires __________________ 20xx 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
13 of 18 

EXHIBIT A 
MANDATORY EQUAL EMPLOYMENT OPPORTUNITY LANGUAGE N.J.S.A. 10:5-31 et seq. (P.L.1975, c.127) 
N.J.A.C. 17:27 et seq. 
GOODS, GENERAL SERVICES, AND PROFESSIONAL SERVICES CONTRACTS 
During the performance of this contract, the contractor agrees as follows: The contractor or subcontractor, where applicable, will 
not discriminate against any employee or applicant for employment because of age, race, creed, color, national origin, ancestry, 
marital status, affectional or sexual orientation, gender identity or expression, disability, nationality or sex. Except with respect to 
affectional or sexual orientation and gender identity or expression, the contractor will ensure that equal employment opportunity 
is afforded to such applicants in recruitment and employment, and that employees are treated during employment, without regard 
to their age, race, creed, color, national origin, ancestry, marital status, affectional or sexual orientation, gender identity or 
expression, disability, nationality or sex. Such equal employment opportunity shall include, but not be limited to the following: 
employment, upgrading, demotion, or transfer; recruitment or recruitment advertising; layoff or termination; rates of pay or other 
forms of compensation; and selection for training, including apprenticeship. The contractor agrees to post in conspicuous places, 
available to employees and applicants for employment, notices to be provided by the Public Agency Compliance Officer setting 
forth provisions of this nondiscrimination clause. The contractor or subcontractor, where applicable will, in all solicitations or 
advertisements for employees placed by or on behalf of the contractor, state that all qualified applicants will receive 
consideration for employment without regard to age, race, creed, color, national origin, ancestry, marital status, affectional or 
sexual orientation, gender identity or expression, disability, nationality or sex. The contractor or subcontractor will send to each 
labor union, with which it has a collective bargaining agreement, a notice, to be provided by the agency contracting officer, 
advising the labor union of the contractor's commitments under this chapter and shall post copies of the notice in conspicuous 
places available to employees and applicants for employment. The contractor or subcontractor, where applicable, agrees to 
comply with any regulations promulgated by the Treasurer pursuant to N.J.S.A. 10:5-31 et seq., as amended and supplemented 
from time to time and the Americans with Disabilities Act. The contractor or subcontractor agrees to make good faith efforts to 
meet targeted county employment goals established in accordance with N.J.A.C. l7:27-5.2. 12 EXHIBIT A (Cont) The contractor 
or subcontractor agrees to inform in writing its appropriate recruitment agencies including, but not limited to, employment 
agencies, placement bureaus, colleges, universities, and labor unions, that it does not discriminate on the basis of age, race, 
creed, color, national origin, ancestry, marital status, affectional or sexual orientation, gender identity or expression, disability, 
nationality or sex, and that it will discontinue the use of any recruitment agency which engages in direct or indirect 
discriminatory practices. The contractor or subcontractor agrees to revise any of its testing procedures, if necessary, to assure that 
all personnel testing conforms with the principles of job related testing, as established by the statutes and court decisions of the 
State of New Jersey and as established by applicable Federal law and applicable Federal court decisions. In conforming with the 
targeted employment goals, the contractor or subcontractor agrees to review all procedures relating to transfer, upgrading, 
downgrading and layoff to ensure that all such actions are taken without regard to age, race, creed, color, national origin, 
ancestry, marital status, affectional or sexual orientation, gender identity or expression, disability, nationality or sex, consistent 
with the statutes and court decisions of the State of New Jersey, and applicable Federal law and applicable Federal court 
decisions. The contractor shall submit to the public agency, after notification of award but prior to execution of a goods and 
services contract, one of the following three documents: Letter of Federal Affirmative Action Plan Approval; Certificate of 
Employee Information Report; or Employee Information Report Form AA-302 (electronically provided by the Division and 
distributed to the public agency through the Division’s website at: http:// www.state.nj.us/treasury/contract_compliance/. The 
contractor and its subcontractors shall furnish such reports or other documents to the Division of Purchase & Property, CCAU, 
EEO Monitoring Program as may be requested by the office from time to time in order to carry out the purposes of these 
regulations, and public agencies shall furnish such information as may be requested by the Division of Purchase & Property, 
CCAU, EEO Monitoring Program for conducting a compliance investigation pursuant to N.J.A.C. 17:27-1.1 et seq. 
 
Company Name: ________________________ 
Signature of authorized bid submitter:________________________ 
Name of Person signing bid:________________________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
14 of 18 

 C. 271 POLITICAL CONTRIBUTION DISCLOSURE FORM 
Required Pursuant To N.J.S.A. 19:44A-20.26 
 
This form or its permitted facsimile must be submitted to the local unit  
no later than 10 days prior to the award of the contract. 
 
Part I – Vendor Information 
Vendor Name: 
 
Address: 
 
City: 
 
State: 
Zip: 
 
The undersigned being authorized to certify, hereby certifies that the submission provided herein represents compliance with the provisions of 
N.J.S.A. 19:44A-20.26 and as represented by the Instructions accompanying this form. 
 
 
_________________________       ____________________________  _________________________ 
Signature 
 
 
 
Printed Name 
 
 
 
Title 
Part II – Contribution Disclosure 
 
Disclosure requirement: Pursuant to N.J.S.A. 19:44A-20.26 this disclosure must include all reportable political contributions (more than $300 
per election cycle) over the 12 months prior to submission to the committees of the government entities listed on the form provided by the 
local unit. 
 
  Check here if disclosure is provided in electronic form. 
 
Contributor Name 
Recipient Name 
Date 
Dollar Amount 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Check here if the information is continued on subsequent page(s) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
15 of 18 


 
16 of 18 

PROPOSAL PAGE: 
Proposal for the work described herein  
$______________________ (Base contract) 
 
Written in words: $________________________________________________________________________ 
 
 
COMPANY NAME AND ADDRESS OF CONTRACTOR (Type or Print) 
_________________________ 
 
_________________________ 
 
_________________________ 
___________________________________________________________________________________________ 
SIGNATURE AND TITLE OF AUTHORIZED OFFICIAL (Also, Type or Print)  
 
I certify that I am an authorized representative from the above named company with full authority to bind the company to the terms 
and conditions of this quote.  I have read the specifications and drawings and agree to all conditions set forth therein.   
 
______________________________ 
__________ 
 
 
___________________________________ 
 
Signature 
 
 
Date 
 
 
 
 
Telephone Number 
 
______________________________ 
 
 
 
 
___________________________________ 
 
Printed Name, Title 
 
 
 
 
 
 
Email 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
17 of 18 

 EXCEPTIONS:  LIST ALL EXCEPTIONS HERE  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
QUESTIONS ASKED BY POTENTIAL BIDDERS: ANSWERS GIVEN TO ALL HOLDERS OF THIS SPECIFICATION.   
 
There was only one question submitted.   
 
Vendor Question #1: 
Background
:  Under paragraph A. Scope and paragraph H. Background searches, the Board states that the bidder 
“shall also conduct background searches on all candidates” and “shall be responsible for conducting background 
checks on candidates”. 
 
Question:  What are the expectations and requirements for the type, breadth and depth of background checks/searches 
requested by the Lawrence Township Board of Education? 
 
 
Board’s Answer #1:   
The Lawrence Township Board of Education is relying on the professional discretion offered by the responding search 
firm as it relates to the type, breadth, and depth of the background searches and checks.  The Board believes that the 
search firm should apply its proffered expertise in a manner that brings the most qualified candidates forward for 
consideration while at the same time respecting the candidate’s privacy and protecting the Board’s interests.   
 
 
 
 
 
 
 
18 of 18 

Document Outline