This is an HTML version of an attachment to the Open Public Records Act request 'Police Department Policy and Procedure Manual'.


 
DENVILLE TOWNSHIP POLICE DEPARTMENT 
POLICY & PROCEDURES 
 
VOLUME: 5 
CHAPTER: 19 
# OF PAGES: 5 
 

 
SUBJECT: MED DRUG RETURN COLLECTION PROGRAM 

 
 
BY THE ORDER OF:  

ACCREDITATION STANDARDS: N/A 
Chief of Police Christopher Wagner 
Effective Date: 

SUPERSEDES ORDER #: 
April 1, 2013 
 
 
PURPOSE:  
The purpose of this policy is to establish procedures for the secure placing and use of the 
Med  Return  Drug  Collection  Unit  as  part  of  the  Community  Coalition  for  a  Safe  and 
Healthy  Morris  (CCSHM),  an  initiative  of  Morris  County  Prevention  is  Key.    Participation 
by Morris County law enforcement agencies is an important component of Prevention is 
Key’
s effort to halt the diversion and abuse of prescription drugs. 
  
POLICY: 
In  an  effort  to  curb  or  reduce  the  abuse  of  prescription,  over-the-counter,  and  other 
unused  household  medication,  it  is  the  policy  of  the  Denville  Police  Department  to 
maintain  a  Med  Return  Drug  Collection  Unit,  located  in  the  main  lobby  of  the  Denville 
Township Police Department. This will allow Denville Township residents to anonymously 
dispose of unwanted medications 365 days a year, 24 hours a day.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Denville Township Police Department – Med Return Drug Collection Program - Page 1 of 5 

PROCEDURES 
 

I. 
Definitions: 
 
A. 
CCSHM  means  the  Community  Coalition  for  a  Safe  and  Healthy  Morris,  an 
initiative of Morris County Prevention is Key.  
 
B. 
Collection  Unit  refers  to  a  secured  metal  box,  provided  by  the  Community 
Coalition for a Safe and Healthy Morris, which allows Denville Township residents 
to  safely,  securely  and  anonymously  dispose  of  their  unused,  household 
prescription drugs. 
 
C. 
Department means the Denville Township Police Department. 
 
D. 
Medications refer to household prescription drugs, deposited by members of the 
public into the Drug Collection Unit. 
 
E. 
Prevention  is  Key  refers  to  a  community-focused  non-profit  organization 
providing 
science-based 
prevention 
education 
programs, 
professional 
development  training,  advocacy,  information  and  referral  services  to  the  Morris 
County Community. 
 
F. 
Sheriff’s Office means the Morris County Sheriff’s Office.  
 
II. 
Drug Collection Unit and Educational Materials: 
 
A. 
Morris County Prevention is Key will supply a Med Return Drug Collection Unit, in 
addition  to  several  internal  plastic  storage  containers,  to  the  Denville  Township 
Police Department free of charge.  
 
B. 
The Collection Unit and containers will remain the property of this department.  
 
C. 
Prevention  is  Key  will  also  facilitate  the  dissemination  of  information  about  the 
Collection Unit and its Morris County locations via multiple media and social media 
platforms  to  include,  newspapers,  information  letters,  Twitter  and  Facebook.  The 
Department may also distribute these materials as the Department sees fit.  
 
D. 
If requested by the Department, Prevention is Key may provide posters, either to 
advertise  the  presence  of  the  Collection  Unit  and/or  to  provide  instructions  for 
members of the public, as to the types of materials that may be deposited.  
 
III. 
Note Regarding Department Personnel Who Are, or May Be, Pregnant: 
 
A. 
According  to  the  U.S.  Centers  for  Disease  Control  and  Prevention,  certain 
medications may cause serious birth defects and should be avoided by all women 
who are or might become pregnant.  When making staffing decisions related to the 
potential handling of the contents of the Collection Unit, the Department must be 
aware  of  the  concern  that  certain  medications  are  not  to  be  handled  by  women 
who are pregnant or who might become pregnant. 
 
IV. 
Installation of the Collection Unit 
 
A. 
The  Department  will  install  the  Collection  Unit  in  the  main  lobby  of  the  Denville 
Township  Police  Department,  which  shall  meet  the  security  and  public  access 
Denville Township Police Department – Med Return Drug Collection Program - Page 2 of 5 

needs of the initiative. The box will be located in such a place that it will be under 
video surveillance, which will be in view of the police dispatcher. 
 

B. 
Security  Needs  -  The  Collection  Unit  must  be  located  so  that  members  of  the 
public will not have access to the unit, without being visible to on-duty Department 
personnel  who  are  given  instructions  in  how  to  immediately  respond  if  any 
individual attempts to damage the box, steal its contents, etc. 
 
1. 
The  Collection  Unit  must  be  bolted  to  the  floor  and  must  be  locked  at  all 
times. 
 
2. 
The  Collection  Unit  must  remain  locked,  and  the  key  shall  be  kept  in  the 
High  Value  Evidence/Property  Storage  Room  within  the  Department.  
Access  to  the  Collection  Unit  key  shall  be  limited  to  the  Department 
Evidence  Custodian  and  the  Assistant  Evidence  Custodian.  The  key  will 
remain in the High Value room at all times except when the Collection Unit 
is  being  emptied  and  its  contents  removed  for  transfer  to  the  Sheriff’s 
Office  and  eventual  destruction.  A  separate  key,  which  shall  be  used  to 
access a second lock on the Collection Unit, shall be maintained and used 
by  the  Sheriff’s  Office  during  the  collection  of  medications  from  this 
Department.  
 
C. 
Public Access Needs: 
 
1. 
Members  of  the  public  must  be  able  to  deposit  medications  into  the 
Collection Unit, 24 hours a day, seven days a week. 
 
2. 
The Collection Unit must be located in a place that is visible to members of 
the public who visit the Department.  
 
3. 
Members  of  the  public  must  be  able  to  deposit  medications  into  the 
Collection Unit anonymously. 
 
D. 
Meeting the Security and Public Access Needs - The Department shall provide 
to a representative(s) of the Morris County Sheriff’s Office (MCSO), Evidence Unit, 
how  the  department  shall  oversee  the  security  and  access  requirements  of  the 
initiative.  The Denville Township Chief of Police and/or his designee shall review 
the  Department’s  specific  arrangements,  policies,  and  logistical  resources,  to 
determine whether they are appropriate.  
 
1. 
The MCSO Evidence Unit can be reached at 973-285-6443 or 6442. 
 
V. 
Materials Accepted Into the Collection Unit: 
 
A. 
The  Collection  Unit  is  clearly  labeled  to  identify  the  materials  that  may  be 
deposited, and the materials that may not be deposited. 
 
B. 
The Collection Unit will accept household medications only. 
 
1. 
The Collection Unit accepts pills, capsules, patches, and pet medications. 
 
2. 
The Collection Unit does not accept mail, trash, syringes, or liquids.  
 
Denville Township Police Department – Med Return Drug Collection Program - Page 3 of 5 

3. 
Beyond  this  requirement,  the  Department  will  also  choose  to  accept  the 
packaging – pill bottles and cardboard boxes – along with the medications 
dropped off by members of the public into the Collection Unit. 
 
4. 
The  plastic  storage  container  shall  have  a  plastic  garbage  bag  inserted 
within  it  to  collect  the  pills,  capsules,  patches  and  pet  medications.    This 
shall prevent spillage and reduce dust upon removal. 
 
C. 
The  Denville  Township  Police  Department  will  not  accept  sharps  as  part  of  the 
Med Return Policy.   
 
VI. 
The Department’s Option Regarding Pill Bottles and Boxes: 
 
A. 
The Department will allow members of the public to deposit their medications, still 
in  the  original  bottles  and  packages  into  the  Collection  Unit.  As  a  result,  the 
Department will receive pill bottles and/or other packaging that includes labels with 
the patient’s name, address, or other identifying information. The Department shall 
protect  the  privacy  of  this  information.  This  will  be  done  by  prohibiting  any 
Department  personnel  from  photographing,  sharing,  or  otherwise  recording  or 
disseminating any labels, or the information on labels that include patient’s name, 
address or other identifying information. 
 
VII. 
Removal and Transfer of Medications Placed in the Collection Unit: 
 
A. 
The  Department  will  ensure  safety,  security,  and  accountability  throughout  its 
custody of medications deposited into the Collection Unit – including the process 
by which medications are stored, removed and turned over to the Sheriff’s Office 
for transportation and destruction.  
 
B. 
The Department will keep a Med Return Transfer Log to record the date and time 
of each activity such as accessing the unit, emptying its contents and turning over 
the medications to Sheriff’s Office personnel for destruction. This log shall contain, 
but not be limited to, the date and time, type of activity, the Department Evidence 
and  Property  Custodian(s)  present  during  the  transfer  and  the  Sheriff’s  officer 
taking  possession  of  the  contents  of  the  Collection  Unit.  The  custody  log  will  be 
signed  by  the  department  evidence  custodian  who  conducts  the  transfer,  as  well 
as  by  the  Sheriff’s  officer  who  takes  responsibility  for  the  collection  of  the 
medication. 
 
C. 
The Department will retain the Med Return Transfer Logs and will send copies to 
the  Sheriff’s  Office  upon  their  request.  The  Custody  logs  may  be  sent  by  email 
(with  an  attachment  in  a  PDF  format)  or  regular  mail,  depending  on  the 
Department’s preference. 
 
D. 
A blank Med Return Transfer Log is included with this policy as Attachment A. 
 
VIII. 
Removal of Medications from the Collection Unit: 
 
A. 
The Department must ensure that law enforcement personnel empty the Collection 
Unit,  and  remove  its  contents  for  transportation  and  destruction,  at  least  once  a 
month – or more often, if feasible
.  Because medications in the Collection Unit 
may  create  dust,  it  is  recommended  that  officers  wear  gloves  and  dust  masks 
while  removing  materials  from  the  Collection  Unit.    Please  also  see  subsection 
Denville Township Police Department – Med Return Drug Collection Program - Page 4 of 5 

III,  about  the  potential  danger  to  Department  personnel  who  are  or  may 
become pregnant.
 
 
B. 
The process of emptying medications from the box will include the following steps: 
 
1. 
Two  officers,  to  include  a  Department  Evidence  Custodian  and  one 
Sheriff’s  officer,  will  be  present  when  the  Collection  Unit  is  opened  and 
emptied. 
 
2. 
The  plastic  bag  containing  the  deposited  medication  shall  be  sealed  and 
removed  from  the  plastic  storage  container.    After  removing  its  contents, 
the  Department  Evidence  Custodian  and/or  the  collecting  Sheriff’s  Officer 
shall place a new plastic bag placed back into the collection unit and close 
and lock it.  The Department Evidence Custodian shall return the Collection 
Unit key to the Department’s High Value evidence room for safekeeping. 
 
3. 
After locking the unit, the plastic bag containing the deposited medications 
shall  be  placed  into  a  cardboard  box  provided  by  the  Sheriff’s  Office  and 
sealed  with  evidence  tape  by  the  department  evidence  officer  and  then 
turned  over  to  the  collecting  Sheriff’s  officer,  who  will  take  possession  of 
the medications for transportation and later destruction.  
 
4. 
The  Department  Evidence  Custodian  assisting  with  the  transfer  will 
accurately record these activities in the Departments Med Return Transfer 
Log and sign the log, in addition to the Sheriff’s officer taking possession of 
the  Collection  Unit’s  contents,  a  tic-tac  sheet  shall  be  completed  for  the 
Sheriff’s Evidence Custodian, which will be supplied by them 
 
5. 
In  addition  to  the  transfer  log  entry,  the  Department  Evidence  Custodian 
shall  also  generate  a  Department  CAD  entry  titled  “Med  Return  Transfer” 
and have listed in the entry notes the activity conducted.   
 
6. 
The  MCSO  Evidence  Unit  shall  contact  the  department  one  day  prior  to 
pick-up.  Pick-up shall be by MCREDS Region.  Region 1 shall be the first 
week of the month; region 2 shall be the second week; Region 3 the third 
week; and Region 4 the fourth week.   
 
7. 
If  a  municipality  advertises  to  participate  in  a  Pill  Collection  Program,  the 
department shall contact the Evidence Unit for a pick-up prior to the event.   
 
C. 
In  special  circumstances  where  the  Collection  Unit  needs  to  be  accessed  or 
emptied prior to the minimum monthly collection dates, the Department Evidence 
Custodian  or  Assistant  Evidence  Custodian  shall  contact  the  Evidence/Property 
Unit  of  the  Morris  County  Sheriff’s  Department  requesting  that  they  respond  to 
assist.  
 
D. 
The Morris County Sheriff’s Office Evidence/Property Unit can be reached at 973-
285-6443 or 6442. 
 
Denville Township Police Department – Med Return Drug Collection Program - Page 5 of 5 

                      Denvil e Township Police Department Med Return Transfer Log
Date / Time
 Activity  Conducted
Evid. Custodian (Signature)
MCSO (Signature/Badge #)
Notes
DENVILLE TOWNSHIP POLICE DEPARTMENT – MED RETURN DRUG COLLECTION UNIT – PAGE 6 OF 6 - ATTACHMENT A

Document Outline